クラウドデータを利用したペーパーレス会議で作業の効率化を実現

ペーパーレス会議

ペーパーレス会議を積極的に行いましょう

クラウドデータを用いたペーパーレス会議と聞いて、思い浮かべるのは文字通りペーパーのコストの削減です。ペーパーレス会議には、そのほかにも利点があります。一つずつ、みていきましょう。
ペーパーレス会議は、紙の資料の代わりにパソコンやタブレットをそれぞれが持ち寄る会議です。パソコンなどを持ち込むことにより、クラウドデータを用いてその場で資料の訂正も可能です。また、あらかじめメール等で会議の内容を送付しておけば、事前に全員が内容を把握することができます。これにより会議の内容説明から入らなくて済み、時間の短縮となります。実際の会議では、質問や確認事項に集中することができるのです。
ペーパーレス会議の一番のメリットであるペーパーの削減ですが、このほかにも削減できるものがあります。印刷するためのトナーや、資料を印刷して製本する時間、人材などです。そもそも会議が終われば、資料はゴミ箱へ捨てられることが多いです。それにより、情報が外部に漏れる恐れもでてきます。ペーパーレスだと、その危険性も回避することができます。
一方、ペーパーレス会議のデメリットとしては、紙のほうが頭に印象づけやすいということです。出席者の中には、パソコンが不得意な人もいます。会議のスピードに入力が追い付かず、理解の差がでてくることもあります。しかし総合的にみるとクラウドを利用したペーパーレス会議は効率的なので、積極的に行ってほしいです。"

ペーパーレスを実施しています

私の会社では3年ほど前からペーパーレス会議を実施しています。ペーパーレスにしているものは主に3つです。
まず1つ目に毎週週初めに行われるペーパーレス会議での資料です。ミーティングの際に業績や案件を確認するための資料を、これまでは全員分紙を使っていました。 3年ほど前にiPadを導入し、資料を全て電子化クラウドを利用してiPadから確認するようになりました。2つ目に契約書をペーパーレス化しました。お客様との契約書、銀行やリース会社との契約書も紙媒体で契約書はしますが、その後スキャンをしてPDFで保存。サーバーに保管をして社内でも外出先でも簡単に確認できるようになりました。
3つ目にお客様への提案書です。これまでは紙媒体で提案商品の特徴やコスト試算を提出していましたが、クラウドを導入することによってiPadで提案書を確認してもらっています。先方でその提案書を欲しいと言うことになったらその場でメールアドレスを教えてもらい調整するようにしています。メールアドレスを教えてもらうことでお客様との連絡のやり取りする幅が広がりますし、紙を削減できるようにもなりました。
端から見れば紙なんて1枚の単価は大したことないと思うと思います。ただ塵も積もれば山となるでは無いですが、見頃から意識することによって自分たちのコスト削減にもつながりますし、簡単に探す出すこともできるようになりました。クラウドを利用したペーパーレス会議含めペーパーレス化で業務の効率がアップしたと思います。

ペーパーレス会議のすすめ

最近では、パソコンやタブレットPCなどの普及により、紙の資料を使わない会議というものが、一般的になってきています。紙の資料を使わない会議のメリットについて、ご紹介させて頂きます。
◆コスト削減。コピー代、トナー代、用紙代、1回の会議では大した数百円程度にしかならないかもしれませんが、1日何回、何十回も行うような企業であれば、これらの積み重ねは大きいです。また、印刷してホッチキス止めしてといった準備では、人件費もかかってしまいます。紙の資料を準備しないことで、これらのコストを削減することができるのです。
◆時間の節約。紙の資料を使用せずに会議をする場合、パソコンの画面をプロジェクターに映したり、共通のクラウド資料をタブレットPCなどで確認することとなるかと思います。このときに、直接クラウドデータを見て、誤りがあれば修正したり、ペーパーレス会議中の意見などを資料へ反映することで、会議終了後に資料を修正する時間を削減することができます。
◆まずは最低限の初期投資で。ペーパーレス会議と言いますと、タブレットPCを導入したりなど、初期コストが発生するイメージがあります。しかし、最低限、プロジェクターがあれば、ペーパーレス会議は可能です。各自が事前に会議のクラウド資料に目を通してから会議に臨むことで、画面に映った資料だけで事足りるようになります。また、事前準備をすることで、より内容の濃い、会議を行うことができるはずです。

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